Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Aktiv-Resor Oy
Y-tunnus 0647220-1
Museokatu 15, 00100 Helsinki
puh. +358 9 602 900

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sonja Sarlin
Museokatu 15, 00100 Helsinki
puh. +358 9 602 900

Rekisterin nimi
Aktiv-Resor Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Aktiv-Resor Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä Suomen henkilötietolain mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan toimeksianto sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietoja käytetään

asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
matkavarausten tekemiseen
asiakkaan tunnistamiseen ja yksilöintiin verkkopalvelussa
asiakastietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallintaan
tuki- ja neuvontapalvelujen järjestämiseen asiakkaalle
palveluista tiedottamiseen ja viestimiseen
suoramarkkinointiin asiakkaan erillisellä suostumuksella

Rekisterin tietosisältö

Aktiv-Resorin asiakas- ja markkinointirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Asiakkaan perustiedot

Nimitiedot (yrityksen / henkilön)
Osoitetiedot
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Syntymäaika (henkilötunnus viranomaismääräysten niin vaatiessa)
Passin numero (viranomaismääräysten niin vaatiessa)
Mailikorttinumerot
Mahdolliset erikoisruokavaliot, ruoka-aineallergiat, mahdolliset liikkumarajoitteet
Asiakkaan laskutus- ja maksutiedot
Tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista
IP-osoite
käyttäjätunnus ja salasana Aktiv-Resorin verkkopalvelua varten

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

Uutiskirjeen tilaukset, tilastot ja lähetyshistoria
Tiedot jotka asiakas on itse antanut verkkosivuston lomakkeiden kautta (tarjouspyynnöt, esitetilaukset, palautteet tai muut pyynnöt)

Asiakasrekisteriin voidaan tallentaa myös toimeksiantoihin välttämättömästi liittyviä muita henkilötietoja.

Tietoja säilytetään toistaiseksi ja ne poistetaan asiakkaan erillisestä, kirjallisesta pyynnöstä

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas- ja markkinointirekisterin tiedot saadaan asiakassuhteen kautta sekä Aktiv-Resor Oy:n julkisilta verkkosivuilta (tarjouspyyntö-, uutiskirjeen tilaus- ja yhteydenottolomakkeet)

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakkaan tietoja ei luovuteta Aktiv-Resorin tai Aktiv-Resorin lukuun toimivien palvelua ylläpitävien/kehittävien tai palvelujen analysointityöhön osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Lain edellyttämissä tapauksissa kuten väärinkäytösten selvittämisessä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Henkilötietoja siirretään matkan varaamisen kannalta oleellisille yhteistyökumppaneille ja viranomaisille sekä EU/ETA -maihin että niiden ulkopuolisille alueilla.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja huolellisesti. Niihin on pääsy vain Aktiv-Resor Oy:n erityisesti määrittelemillä henkilöillä, jotka ovat Aktiv-Resorin palveluksessa, sekä Aktiv-Resorin toimeksiannosta palveluja ylläpitävillä tai kehittävillä kolmansilla osapuolilla.

Aktiv-Resor Oy:n asiakasrekisteri on suojattu asianmukaisin toimenpitein sekä teknisesti että hallinnollisesti. Henkilötietojen tallentamiseen käytettävän laitteiston ja ohjelmistojen tietoturvaa valvotaan aktiivisesti ja pidetään yllä säännöllisin ohjelmistopäivityksin. Tiedot ja palvelu suojataan teknisillä toimenpiteillä kuten palomuurilla, salaustekniikoilla ja käyttöoikeuksilla.

Manuaalinen aineisto säilytetään Aktiv-Resorin toimitiloissa. Henkilökunta ohjeistetaan tietosuoja-asetukseen liittyvissä asioissa.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa rekisteriin kirjatut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Hänellä on myös oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista ja puutteellisen tiedon täydentämistä. Edellä mainitut pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti suoraan rekisterinpitäjälle, pyynnön lähettäjän on todistettava henkilöllisyytensä väärinkäytöksien estämiseksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus “tulla unohdetuksi” eli pyytää hänestä tallennettujen tietojen poistamista rekistereistä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa esim. tietojen käyttö suoramarkkinointitarkoituksessa. Edellä mainitut pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti suoraan rekisterinpitäjälle, pyynnön lähettäjän on todistettava henkilöllisyytensä väärinkäytöksien estämiseksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).